Tietosuojaseloste
Virolais Yhdistysten Verkosto Suomessa ry rekisteriseloste
Virolais Yhdistysten Verkosto Suomessa ry
Tietosuojaseloste, päivitetty 07.01.2024
​
EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen seloste käsittelytoimista.
1. Rekisterin pitäjä
Virolais Yhdistysten Verkosto Suomessa ry, Y-tunnus 3173752-3
Asemapäällikönkatu 5, 00520 Helsinki
www.eovs.fi
​
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Annela Liivat
info@eovs.fi
​
3. Rekisterin nimi
Virolais Yhdistysten Verkosto Suomessa ry, EOVS henkilötietorekisteri
​
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoitus on ylläpitää listaa Virolais Yhdistysten Verkosto Suomessa ry: jäsenistä, opastus-, koulutus- ja kehittämistoimintaan ilmoittautuneista ja osallistuvista henkilöistä sekä henkilöistä, jotka ovat olleet yhteydessä ja toivovat jatkossa tietoa EOVS toiminnasta, osallistumismahdollisuuksista sekä ilmoittautumista vaativiin tapahtumiin.
Rekisterin yhteystietoja käytetään yhteydenpitoon, tiedottamiseen, tilaisuuksien ja muun toiminnan järjestämiseen sekä palautteen keräämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
Yhteystiedot: (henkilön nimi, postiosoite ja/tai sähköpostiosoite, puhelinnumero) Ikä, kielitaito, ammatti
Lisäksi henkilöiltä, jotka työskentelevät tai tekevät toiminnalle palkkioperusteisia työsuoritteita kysytään: Henkilötiedot, osoite, verokorttitiedot, pankkitilin numero.
Ruokatarjoilujen yhteydessä kysytään osallistujilta lisäksi erityisruokavaliot. Tarvittaessa henkilön tietoihin voidaan lisätä esteettömyysvaateisiin liittyvä tieto, kuten pyörätuolin käyttö.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään tai heidän valtuuttamiltansa yhteyshenkilöiltä. Tiedot saadaan henkilöiltä kasvokkain, puhelimitse, sähköpostilla tai internetin kautta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietojen luovuttamista koskevat päätökset tehdään pyytämällä siihen asianomaisen lupa. Tietoja voidaan luovuttaa myös asianomaisen omasta aloitteesta. Tapahtumiin tms. toimintaan osallistuvista ei luovuteta tietoja kolmansille osapuolille, ellei kyseessä ole esim. hotellin tms. vaatimukset. Tiedot erityisruokavalioista tai esteettömyysvaateista voidaan luovuttaa tilaisuuden järjestämistä varten järjestelyistä vastaavalle taholle. Henkilöiden, jotka tekevät palkan tai palkkioperusteisia työsuoritteita, tiedot luovutetaan yhdistyksen tilitoimistolle tai tilaajataholle.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
​
Manuaalinen aineisto:
Osa yhteystiedoista voidaan kerätä manuaalisesti. Yhteystiedot kirjataan sähköiseen tietojärjestelmään, jonka jälkeen manuaaliversiot tuhotaan.
​
Sähköinen aineisto:
Rekisteri on sähköinen ja vain yhdistyksen työntekijöiden käytettävissä. Rekisterin tietoja käytetään vain kohdassa 4 mainittuihin tarkoituksiin yhdistyksen asianomaisten työntekijöiden toimesta.
Järjestelmä ja varmuuskopiot on suojattu asianmukaisesti.